Diferencias de una secretariado

Habilidades básicas

Las secretarias y secretarias ejecutivas deben ser competentes en las habilidades básicas tales como mecanografía, ortografía, gramática, puntuación y la experiencia en el uso de equipo de oficina y aplicaciones de software comunes, tales como hojas de cálculo, de procesamiento de textos o gráficos. Además, deben tener buenas habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de hacer malabares con múltiples responsabilidades. Sin embargo, la secretaria ejecutiva también tiene otras cualidades, como la discreción, la diplomacia, el buen juicio y la capacidad de resolver problemas de forma independiente.

Grados de diferencia

Muchas de las diferencias entre una secretaria y una secretaria ejecutiva son cuestiones de grado. Una secretaria puede ser responsable de la contabilidad y la caja chica, mientras que una secretaria ejecutiva maneja un presupuesto. Una secretaria podría publicar artículos en una página web, mientras que una secretaria ejecutiva podría diseñar y administrar el sitio web. Las secretarias podrían realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo que la secretaria ejecutiva ha diseñado y utiliza para funciones de informes. Una secretaria ejecutiva puede tener otros miembros del personal administrativo reportándole a ella, mientras que una secretaria no tiene responsabilidades de supervisión. Una secretaria ejecutiva a menudo depende directamente del director general y puede soportar uno o más altos ejecutivos.

Educación y capacitación

Los niveles de educación tanto para las secretarias como para las secretarias ejecutivas varían. Una secretaria puede tener un diploma de escuela secundaria o GED (por sus iniciales en inglés) pero no más educación, aunque algunas tienen estudios universitarios. Los programas de formación profesional, escuelas técnico-profesionales y colegios comunitarios ofrecen cursos que pueden ser útiles para una secretaria y también pueden ofrecer la información específica de la industria que puede ser necesaria por secretarias médicas o legales, tales como la terminología médica. Sin embargo, muchas organizaciones requieren un mínimo de una licenciatura, especialmente para una secretaria ejecutiva.

Salarios

Los salarios de las secretarias y secretarias ejecutivas reflejan las diferencias en las responsabilidades y la preparación educativa. Las secretarias ejecutivas ganaban 48.120 dólares en 2011, según la Oficina de Estadísticas Laborales. Las secretarias y asistentes administrativas, excluidos los secretarios judiciales y médicos, ganaron un promedio de US$33.020 al año. Las secretarias judiciales ganaron un salario promedio anual de US$44.310 y las secretarias médicas ganaron US$32.430 en 2011, según el BLS. El crecimiento del empleo en el ámbito del secretariado se espera que sea alrededor del 12 por ciento entre 2010 y 2020, casi tan rápido como el promedio para todas las profesiones. Sin embargo, BLS nota que el crecimiento del empleo para secretarias médicas es probable que sea mayor debido a la expansión de la industria del cuidado de la salud.

¿Que es Gmail?

 ¿Qué es Gmail?

1 Introducción

Gmail es un servicio gratuito de correo electrónico proporcionado por Google que combina las mejores funciones del correo electrónico tradicional con la tecnología de búsqueda de Google.

Gmail ofrece una capacidad de almacenaje de mensajes de 15 GB compartido con Drive y Fotos de Google +. Gracias a esta gran capacidad de almacenamiento no necesitarás eliminar mensajes para liberar espacio, sino que los podrás tener siempre disponibles, y localizarlos fácilmente.

Tiene integrado un servicio de chat para que puedas comprobar qué usuarios están online y conectarte con ellos en tiempo real. Las conversaciones de chat pueden guardarse y buscarse en Gmail, igual que las del correo electrónico.

Gmail además cuenta con potentes herramientas antivirus y de filtrado de spam, para que tu cuenta de correo sea segura y cómoda de usar.

Secretaria

DEFINICIÓN DESECRETARIA

Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.

A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.

Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital que la secretaria, también llamada auxiliar administrativa, tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a la perfección programas tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.

Por ejemplo: “Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos días para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria así arreglamos un encuentro”, “Voy a pedirle los papeles a mi secretaria para proceder a la firma del contrato”, “Ayer hablé con tu secretaria y me dijo que estabas enfermo: ¿qué te ha pasado?”.

Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lo habitual es que sea una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria y no de secretario.

Entre las distintas variedades de secretarias que pueden existir, podríamos destacar, la que se da en llamar secretaria particular. Como su propio nombre indica, aquella es la que tiene como funciones el encargarse de todos los asuntos personales y privados de su jefe, que ocupa un puesto de autoridad.

Las relaciones que se establecen entre jefes y secretarias así como el poder que tienen estas últimas, al conocer de primera mano todos los secretos de aquellos, han inspirado mucho a los ámbitos del cine, la literatura o la televisión. En este sentido, podríamos destacar la serie de la pequeña pantalla: “Inés Duarte, secretaria”.

En el año 1990 fue comenzó a emitirse en Venezuela esta producción, protagonizada por la actriz Amanda Gutiérrez, que contaba cómo una mujer poco agraciada y con bajo autoestima se convierte en la secretaria de un hombre acaudalado al que, con el paso del tiempo, conseguirá conquistar.

En América, sin embargo, un secretario es un funcionario público a cargo de un departamento administrativo del gobierno. En este caso, un secretario se asemeja a un ministro: “El secretario de Comercio se reunió con el presidente para determinar los pasos a seguir ante la huelga”.

En el siglo XXI

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes:
Discreción:
Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.